BÜTÇE NEDİR, NE DEĞİLDİR ?

Bu yazıda, ‘bütçe nedir’in cevabı yanında, ne olmadığı ve nasıl yanlış anlaşıldığı da  bulunacaktır.

Bütçe; devletlerin, kuruluşların, ailelerin ve bireylerin ileriye dönük belli bir döneme ait gerçekleşmesi öngörülen gelir ve giderlerinin sayısal ifadesidir.

Bizi öncelikle ilgilendiren işletme bütçeleri olduğu için sahayı biraz daraltalım ve aynı zamanda, işletme faaliyetlerinin tüm yönlerini kapsayan bir yönetim raporu olduğunu da ilave edelim. Şirketler yaptıkları ticari faaliyetleri programlamak ve takip etmek zorundadırlar. Bu bakımdan gelecek bir dönem için (genelde 1 yıl) hazırlanmış yol haritası olarak da görülebilir.

Şimdi ayrıntılara bakalım:

• Ülkemizde hiç bütçe çalışmasının yapılmadığı işletmeler vardır. Kobilerin çoğunda olmadığını duyuyoruz. Oysa üç kişilik aile içinde bile yokluğu sıkıntı yaratır.
• Muhasebecinin hazırladığı bütçeler vardır. Aile şirketlerinin çoğunda böyle olduğunu biliyoruz. Elbette muhasebeci de diğer departmanlar gibi çalışmaların içinde, hatta merkezinde yer alabilir ama karar verici konumda olamaz.
• Üst yönetimden iki kişinin bir haftada hazırladığı ve sadece sapmaların takip edildiği bir çizelge de olamaz. Departmanlara gerekli bilgiler şeffaf olarak verilmeli ve görev onlardan istenmelidir. Yönetimin desteklemediği bütçenin başarılı sonuç vermesi beklenemez.
• En yanlış olanı, zoraki yapılan bütçelerin kenarda tutulması ve hiç bakılmamasıdır.
• En az 2.5 ay emek verilmesi gereken çalışmalardır. Ekim, Kasım, Aralık ayları bir sonraki yılın hazırlıklarını yapma zamanıdır.
• Dar bir kadro tarafından yürütülen bir iş olmayıp, bütün departmanları kapsayan önemli bir görevdir. Örneğin, perakende sektöründe; satış, kâr, satılan malın maliyeti, stok, insan kaynakları, genel yönetim giderleri, pazarlama giderleri, nakit akışı, yatırım, finansman ve Ar Ge bütçeleri bu bütünün en önemli parçalarıdır. Yani birbiriyle ilişkili birçok bütçenin tümü işletmenin genel bütçesini oluşturur.
• Bütçe, şirketlerin performans hedeflerini taşıdığı için tutturulamaması durumunda insan kaynağını hesaba çekme aracı da olur.
• Bu bakımdan, departmanların iyi bir koordinasyonla gerçekçi hedefleri belirleme ve az sapmalı bütçe oluşturmaları istenir.
• Bütçe dönemi içindeki üç aylık bölümlerde, makul sapmalar bile sebepleri not edilerek ve gereken tedbirler alınarak revize edilmelidir.
• Anormal sapma gösteren bütçenin gideceği yer çöp sepetidir. Eğer beklenmedik bir ekonomik felaket yaşanmadan bu gerçekleşmişse, özensiz bir bütçe çalışmasına işarettir.
• Geriye dönüp öngörülerin incelenmesinde fayda vardır. Öngörü şans oyunlarındaki tahmin gibi yapılmaz. Mutlaka belli verilere, araştırmalara ve raporlara dayandırılır. Böyle yapılıp yapılmadığı sorgulanmalıdır.
• Yanlışlardan birisi de ; önce satış bütçesinin hazırlanması, sonra da diğer bütçelerin buna uydurulmasıdır. İşte 1 haftada hazırlanabilen bütçe budur.

Doğrusu; bütün departmanların olması gereken varsayımları ortaya koyarak kendi bütçe taslaklarını oluşturmaları ve sonra da satış bütçesi ile uyumlu olup olmadığını test etmeleridir. Arada fark oluşuyorsa, sebepleri ile tartışılmalı ve haklı olan tarafa uyulmalıdır. Sağlıklı bütçe, en fazla müzakere edilen ve üzerinde en çok tartışma yaşanan bütçedir.

• Bütçe çalışmalarının hazırlık aşamasında, birçok bilgiyi masanın üzerine koymak gerekir. Çünkü geçmişe ait sayısal veriler ile geleceğe dair raporlar, varsayımlar ve öngörüler çalışmaların alt yapısını oluşturur.

Bunların başlıcaları; geçmiş 3 yıla ait satış ciroları (aylar itibariyle), sektörün genelindeki ortalama ciro artışları, önemli rakiplerin ciro artışları, tüketici güven endeksleri, genel ekonomik beklentiler, fiziki büyüme öngörüsü (yatırım planı), ciro artış öngörüsü, brüt kâr marjı öngörüsü, siyasi gelişmelerin tahmini, enflasyon beklentisi (hem TÜFE, hem şirket enflasyonu ayrı ayrı), döviz kuru beklentisi, kredi faiz oranı beklentisi, vergi oranları, stok tutma süresi öngörüsü, ödeme vadesi öngörüsü, çalışan başına satış öngörüsü, müşteri başına satış öngörüsü (ortalama sepet), metrekare başına satış öngörüsüdür. Elbette bunların dışında da ihtiyaç duyulup, ulaşılabilen her türlü bilgiden yararlanılmalıdır.

• Departmanlar, bütçeler sayesinde hem birbirlerini destekler (takım oyunu), hem de birbirlerini denetler (iç kontrol). Bu sayede hazırlık aşamasından neticenin alınacağı dönem sonuna kadar ki çalışmanın kalitesini, gerçekleşen verimlilik seviyesi belli eder. İşte hata payının düşük olmasını ancak bu titiz çalışmalar sağlar. Küresel önemli şirketlerin bütçeleri genelde fiili durumla hemen hemen örtüşür. Ülkemizde ise isabet kaydedenler azınlıktadır ama yine de başarılı örnekler yok değildir.

Ercüment TUNÇALP