PLANLAMA NEDİR?

Planlama, belli amaçlar doğrultusunda geçmiş verilerden, tecrübelerden yararlanarak geleceğe dair alınacak kararlara temel oluşturmaktır.

Yaşam boyu her fert isteyerek veya istemeyerek planlama yapar. Hatta benzer çalışmalar küçük işletmeler tarafından kayda bile alınmayabilir.

Elbette bahsettiğimiz bunlar değildir.

Planlar kurumsal işletmelerin en önemli yönetim araçlarıdır. Örneğin yıllık bütçeler bu iş planlarının başında gelir. Bütçe konusunu daha önce detaylı şekilde gündeme getirmiştik. Planlama ise çok daha geniş ve kapsamlıdır.

Eğer hayatımız her gün aynı şartlarda geçseydi, ezberimizde olan şekliyle her zaman aynı şeyleri yapar, planlamaya da ihtiyaç duymazdık. Oysa ekonomik, meteorolojik, siyasi ve sosyolojik şartların kısa zaman aralıklarında değiştiğini biliyoruz. O halde bu değişkenlere göre hem kişisel hem de yönetimsel açıdan korunma ihtiyacı vardır.

İşte ilk akla gelen tedbirler:

•  Değişikliklerin olumsuz etkilerinden korunmak,
•  Bunun için yön tayin etmek,
•  Şartlara uygun hedefler belirlemek,
•  İsrafı azaltmak,
•  Kalite standartlarını ve kontrol biçimlerini tespit etmek,
•  Çalışanların önüne standartları ve hedefleri koyarak, kendilerinden takım oyununa disiplin içinde katılım sağlamalarını talep etmek olmalıdır.

Her zaman planlamaya karşı direnç gösterenlerin tezi, “şartların değişmesi durumunda işletmelerin güç durumda kalacakları” şeklindeki inaçları olmuştur. Tamamen geçersiz bulduğumu söyleyebilirim. Zira planlama zaten değişen şartlara uymak için yapılan çalışmalardır. Sonra planları her zaman revize etme imkanı da vardır. 40 yıllık iş hayatım boyunca çöpe attığım bir iş planı olmadığı gibi kriz dönemleri hariç çevremde de büyük sapma gösteren bir çalışmaya (kamu kurumları hariç) rastlamadım.

Çünkü;

• Belirsizlikler ne kadar fazla olursa olsun; daha fazla dikkat ve zaman ayırarak, tecrübeyi de içine katarak zorluklar aşılabilir.
• Planlar bazılarının iddia ettiği gibi yaratıcılığı engellemez. Aksine yaratıcılığı teşvik eden yol haritasıdır. Her yeni ilham kaynağı da planı revize etmeye engel değildir. Yani yumurta-tavuk misali…

Kaldı ki, Allah herkese hedefleri yukarı yönlü revize etme gücü versin.

• Zora giren işletmelerde, yaratıcılığın eksik kalmasından çok planlamanın eksik kalması yıkıcı etki yapmıştır. Örneğin nakit akışı plansızlığı önemli tahrip unsuru olarak en başa alınabilir.
• Geleceğe dönük verimli yatırımlar, ancak emek verilmiş ve iyi hazırlanmış fizibilite raporları ile takviyeli planlar sayesinde gerçekleşebilir.

Oysa piyasada planlamayı sadece günlük rekabet ortamı ile sınırlı zanneden dar kapsamlı görüşlere de rastlıyoruz.

Neticede, her durum ve şart karşısında planlama yapmak zarurettir. Planlama yapmayan işletme bana göre çağ dışı kalmış demektir. Zaten bu tarz plansız çalışan işletmelerin devamlılığı da söz konusu olamaz.

Bırakınız işletmeyi; eğitimli bir kişiden beklenen, sabah evden çıkarken nerelere uğrayacağını, kimlerle görüşeceğini, alışverişe sıra geldiğinde hangi ürün ve hizmetleri alacağını kayıt altında tutmasıdır.

Türkiye’nin en başarılı iş insanı rahmetli Vehbi Koç, her zaman yanında taşıdığı kağıt ve kaleme çok sık müracaat ederdi. Zira yapılacakları önceden planlamanın kendisine zaman kazandıracağına ve maddi kayıpları azaltacağına inanırdı. Biz çalışanların planlama alışkanlığımız değerli büyüğümüzden geçmiştir.

Kişisel planlamanın belli bir zaman dilimi yoktur. 2 saatlik alışveriş öncesi de olabilir, günlük, haftalık, aylık, yıllık ve daha uzun yılları kapsayacak şekli de benimsenebilir.

İşletmeler için planlar ise sürelerine göre kısa, orta ve uzun vadeler için hazırlanır. 1 yıla kadar olanlar kısa, 5 yıla kadar olanlar orta, 5 yıldan fazla olanlar ise (10-15 yıl) uzun süreli planlar olarak sınıflandırılır.

İşletmelerde her departmana özel birden fazla planlama yapılabilir. Hatta şunu belitmeliyim ki; şirketin bütününü kapsayan genel iş planının arkasına bütün birimler takılıp gidemez. Her birim kendi ihtisas konusuna ait planları da hazırlamalıdır. Bu ayrı ayrı yapılan planlara operasyonel planlar diyoruz.

Örneğin lojistik departmanının stok yönetimi planlaması, kategori yönetiminin ürün portföyü ve tedarik planlaması, insan kaynaklarının iş gücü planlaması, pazarlama yönetiminin promosyon planlaması sorumlulukları  gibi…

Yukardaki parçaların birleştirilmesi ile oluşan planlar taktik planlar olarak yapılandırılıyor. Şirketlerin uzun vadeli hedefleri için üst yönetim kadroları tarafından yürütülen sürecin adı da stratejik planlamadır.

İşletmelerde stratejik planlamanın usul ve aşamaları vardır. “Hadi yapalım” aceleciliği ile işe başlanamaz.  Yol haritası olarak kabul görecek planlama sürecinin 6 temel aşaması bulunmaktadır.

• Amaçların oluşturulması: Amaçlar önce işletmenin her bölümünü kapsayacak şekilde belirlenmeli, sonra da geneli yansıtacak şekilde ortaya konmalıdır.
• İşletme imkanlarının değerlendirilmesi: İmkanlar kaynaklarla sınırlıdır. Bu kaynaklar da sadece finansal, teknik ve fiziksel olarak tanımlayabileceğimiz maddi varlıklarla sınırlı değildir. En önemlisi amaca ulaştıracak olan insan kaynağıdır. Hangi işlerin kimler tarafından yapılabileceği, nasıl ve hangi zaman süresinde bitirileceği belirlenmelidir.
• Alternatiflerin belirlenmesi ve karşılaştırılması: Bu en çok dikkat isteyen aşamadır. Benzer başarılı işletmelerle yapılacak benchmarking (kıyaslama) çalışmaları bir sonraki aşamaya geçişi kolaylaştırır.
• En uygun alternatifin seçilmesi: Burada da özeleştiri devreye girmeli ve öncelikle zayıf yönler dikkate alınarak imkanların elverdiği en uygun seçim yapılmalıdır.
• Plan hedeflerinin saptanması: En uygun alternatif seçildikten sonra plan hedeflerinin belirlenmesine sıra geliyor. Aylık, yıllık, 5 yıllık veya daha uzun süreler için seçilen planlara göre dönem sonunda ulaşılması istenen hedefler belirlenmeli ve sahiplenmesi gereken kişilere zimmetlenmelidir.
• Planın denetimi: Plan uygulanırken planda saptanan hedeflerle sürekli karşılaştırmak ve olumsuzlukların sebeplerini kontrol ederek ve bilerek planı gerekirse revize etmek şarttır. Hatta başarısızlık oranına göre B ve C planlarına geçmek de çözümler arasında bulunabilir.

ABD vatandaşı bir araştırmacı olan Henry Clausen diyor ki; “Her başarılı insanın bir planı, her başarısız insanın ise bir mazereti vardır.”

Evet aynen böyledir; elinde planı olanlar yaptıklarıyla anılırlar, plansız çalışanlar da ‘neyin nasıl yapılamayacağını’ anlatarak avunurlar.

Sonuç olarak; ekibinizde plan yapmayan, yapılan plana uymayan eleman çalıştırmayınız. Zira takım olamazsınız. Veya en azından takımın performans kaybını önleyemezsiniz.

Eğer bir girişimci, önündeki bir senelik süreci planlayamıyorsa ve bu zaman dilimi sonunda hangi noktada olacağını öngöremiyorsa geleceği adına ümitli olmak için bir neden yoktur. Bunu profesyonel yöneticiler adına da başında bulundukları işletmelerin geleceği için rahatça tekrarlayabiliriz.

Ercüment TUNÇALP